Izlagač o svom trošku projektuje, montira, uređuje i demontira svoj štand. Izgradnju i uređenje izložbenog prostora izlagač može izvesti:

– angažovanjem projektnog biroa Beogradskog sajma kao izvođača

– angažovanjem registrovanih izvođača radova na Beogradskom sajmu

– na drugi način

2. Za period pripreme i raspremanja hala izlagači plaćaju obaveznu naknadu zajedničkih troškova. Visina naknade i nosioci obaveze plaćanja po ovom osnovu određeni su cenovnikom Beogradskog sajma.

3. Po obliku, estetskom izgledu i kvalitetu štand treba da odgovara opštoj koncepciji odnosno raspodeli prostora za određenu sajamsku priredbu.

4. Rok za početak montaže štandova Beogradski sajam utvrđuje za svaku sajamsku priredbu posebno. Minimalni rok za početak montaže je 4 dana uoči otvaranja sajamske priredbe, a maksimalno 10 dana.

5. Konstrukcija koja se koristi za izgradnju izložbenog prostora na Beogradskom sajmu mora odgovarati tehničkim i sigurnosnim propisima (naročito u pogledu stabilnosti konstrukcije, električnih instalacija i protivpožarne zaštite) i drugim uslovima utvrđenim ovim pravilima. Izlagač/izvođač je dužan da, na zahtev odgovornog lica Beogradskog sajma, dostavi ateste i dokumentaciju o licenci konstrukcije koju koristi. Za atipične konstrukcije koje nisu sistemske, potrebno je dostaviti statički proračun.

6.Svaki izlagač/izvođač je dužan da overi projekat štanda u Projektnom birou Beogradskog sajma.

7. Projekat se donosi na overu u 3 /tri/ primerka i treba da sadrži minimalne grafičke elemente iz kojih je jasno vidljiva veličina prostora, tip konstrukcije, visinske kote i oblici gradnje.

– crteže osnove i izgleda (u razmeri 1:100 ili 1:50) ili skicu trodimenzionalnog prikaza štanda.

– kratak tehnički opis štanda

– Izlagači koji grade štand sami ili preko neregistrovanog izvođača dostavljaju spisak radnika (ime, prezime, broj L.K.)

– Ukoliko izlagač koristi zid susednog štanda kao svoj, potrebna je pismena saglasnost suseda.

– Ako izlagač planira izgradnju spratnog štanda, dužan je da to prijavi u posebnoj rubrici prijave za učestvovanje.

– Sa projektom predviđene posebne ili spratne konstrukcije, potrebno je priložiti statički proračun za to ovlašćenog lica, bezbednosne ateste materijala (protivpožarne, građevinske, itd.)

8. Izlagač/izvođač je dužan da projekat štanda dostavi projektnom birou Beogradskog sajma na overu isključivo u radno vreme od 8-10 časova pre podne, najkasnije tri dana pre roka za početak korišćenja izložbenog prostora.

9. Izlagač/izvođač može da započne izgradnju štanda u hali tek pošto overeni projekat i dozvolu za rad u hali podnese na uvid inspektoru hale. Kretanje i boravak ljudi u hali moguće je samo uz identifikacione isprave. Svaki izlagač/izvođač ima pravo na maks. 10 besplatnih identifikacionih isprava.

10. Overu projekta obavljaju projektanti projektnog biroa Beogradskog sajma.

11. Projektni biro overava projekat izlagača, ukoliko je u skladu sa odredbama Opštih pravila o učestvovanju na priredbama Beogradskog sajma, tehničkim uslovima i sigurnosnim propisima, najkasnije u roku od 3 dana od prijema podnesenog projekta.

12. Obaveza izlagača/izvođača je da izgrađeni štand u svemu odgovara overenom projektu. Za bitne izmene već prihvaćenog projekta, neophodna je saglasnost projektnog biroa Beogradskog sajma.

13. Dozvola za rad u hali izdaje se izlagaču/izvođaču u projektnom birou Beogradskog sajma pod sledećim uslovima:

– Da je projekat koji je izlagač/izvođač podneo overen od strane od strane odgovornog lica u projektnom birou

– Da je izlagač/izvođač izmirio sve finansijske obaveze prema Beogradskom sajmu dospele za plaćanje do tog trenutka

– Da je izlagač/izvođač dostavio spisak lica, sa br. ličnih karata (brojevima pasoša), koja će biti angažovana na poslovima izgradnje i uređenja izložbenog prostora. Na osnovu dostavljenog spiska, i br. ličnih karata (brojevima pasoša) ekipe koja je angažovana na poslovima montaže i demontaže izložbenog prostora, Beogradski sajam izdaje izlagaču/izvođaču identifikacione isprave za rad u hali, a maksimalno 10 komada.

14. Izlagač/izvođač zauzima izložbeni prostor (štand) pošto mu projektni biro Beogradskog sajma izda dozvolu za rad u hali i identifikacione isprave.

15. Izlagač/izvođač je dužan da dozvolu za rad i primerak overenog projekta u hali preda inspektoru hale. Inspektori Beogradskog sajma vršiće poslove kontrole dozvola za rad u hali izlagača tokom perioda montaže, kako bi sprečilo da radove na Beogradskom sajmu izvode neovlašćene firme. Lica koja izvode radove u hali dužna su da poseduju identifikacione isprave, a kontrolisaće se uvidom u njihovu ličnu kartu. Ukoliko se ustanovi da radove izvode neovlašćene firme i lica, Beogradski sajam ima pravo da obustavi dalje radove, a neovlašćena lica udalji iz hale.

16. Radovi na montaži i demontaži štandova obavljaju se po pravilu u vremenu od 08-19 časova, u rokovima koji se utvrđuju za svaku manifestaciju. Izuzetno Beogradski sajam može doneti odluku da se navedeno radno vreme produži ili skrati, o čemu je dužan da blagovremeno obavesti izlagače. Štand mora da bude u potpunosti montiran i uređen najkasnije 24 sata pre otvaranja priredbe. U istom roku sva ambalaža mora da bude uklonjena sa štanda od strane izlagača.

17. Ukoliko izlagač (izvođač) ne dovrši štand u predviđenom roku dužan je da prijavi produžetak radova u hali. Zahtev se podnosi kod inspektora hale. Za svaki sat prekoračenja radnog vremena hale izlagaču (izvođaču) se naplaćuje cena radnog sata po cenovniku Beogradskog sajma. Ukoliko izlagač ne ukloni ambalažu sa izložbenog prostora Beogradski sajam ima pravo da to učini o trošku i na rizik izlagača, a po ceni utvrđenoj cenovnikom Beogradskog sajma.

18. Ukoliko izlagač započne izgradnju izložbenog prostora bez dozvole za rad, Beogradski sajam će bez odlaganja obustaviti dalje radove, odnosno ukloniti izgrađeno na teret i rizik izlagača.

19. Izvođačima radova na izgradnji štandova je strogo zabranjen svako oštećivanje poda, plafona, zida, stuba ili bilo kog drugog dela hale, prilikom montaže i demontaže štanda. Zabranjeno je zakucavanje, zavrtanje, lepljenje, zavarivanje, bušenje i sl.

20. Iznajmljeni štand elementi se ne mogu oštećivati, iznositi van štanda ili iz hale, osim uz specijalno odobrenje Beogradskog sajma i izvođača radova. U slučaju štete izlagač je dužan da plati vrednost jednaku gubitku novog elementa za sva, makar i slučajna oštećenja, kao i 100% cene zakupa za gubitak profita. Sve štete konstatovaće se komisijskim zapisnikom.

21. Posle završetka montaže štandova i primopredaje uoči otvaranja priredbe ne primaju se reklamacije.

B. TEHNIČKI USLOVI

1. Svaki štand u planu raspodele izložbenog prostora ima svoju posebnu oznaku-broj štanda, upisan naziv i mesto izlagača-suizlagača, kvadraturu i obeležena mesta priključka vode, struje, telefona i mesta hidranta za zaštitu od požara.

2. Gabarit štanda je obeležen oznakama na podu hale i štand se montira isključivo u okviru obeleženog prostora.

3. Projekat štanda obuhvata samo zakupljeni prostor. Elementi štanda ne mogu prelaziti gabarite štanda, odnosno biti prepreka evakuaciji ljudi i prolaza interventnih vozila u hitnim slučajevima. Posebno obratiti pažnju pri projektovanju frizova i drugih elemenata štanda od sistema prostornih rešetki (npr. Syma-Orbit) da elementi konstrukcije ne prelaze gabarit štanda ni u horizontalnom ni u vertikalnom planu. Takođe voditi računa da se efektivni izložbeni prostor umanjuje za debljinu spoljnog zida štanda ka susedu.

4. Elementi sistemskih konstrukcija za izradu štanda moraju oblikom i kvalitetom odgovarati standardima za izgradnju ove vrste objekta i svim tehničkim i sigurnosnim propisima. Elementi moraju biti neoštećeni i čisti.

5. Dozvoljena visina konstrukcije pregradnih zidova štanda je 3,0 m u zatvorenom izložbenom prostoru. Izuzetak se može napraviti u slučaju kada izlagač zakupi celu halu, kada se postavlja spratni štand i u drugim posebno ugovorenim slučajevima. Prilog: Šematski prikaz zona u halama (PDF)

6. Zid štanda ka prolazu ne sme biti duži od 1/3 dužine te strane štanda. Ukoliko je potrebno da bude postavljen duž cele strane štanda, onda se mora povući 0,5 m od granične linije štanda i obavezno rešiti ubacivanjem elemenata vitrina, podijuma, foto materijala ili drugih izložbenih detalja.

7. Za postavljanje reklamnih kula, frizova, stubova, zidnih panoa čija visina prelazi 3,0 m je potrebna saglasnost Beogradskog sajma (poslovnica propagande i projektni biro Beogradskog sajma). Ovi elementi moraju biti udaljeni najmanje 1 m od granične linije štanda sa susedom. Jarbole i zastave nije dozvoljeno postavljati samoinicijativno izvan zakupljenog izložbenog prostora.

8. Reklamne površine u okviru izgrađenog izložbenog prostora, iznad visine od h=3,0 m i dužine l=2,0 m fakturišu se kao dodatni reklamni prostor po 1 m2 , a po cenovniku Poslovnice propagande Beogradskog sajma. Reklamna površina za naknadni obračun se utvrđuje prilikom overe projekta.

9. Ako se štand nalazi uz ogradu galerije hale ili uz stakleni zid hale, zadnja strana štanda mora biti obrađena u beloj boji. Ograda galerija u halama kao i stakleni zidovi hala su reklamni prostori Beogradskog sajma i mogu se, na osnovu zahteva izlagača, koristiti kao integralni deo štanda. Granični zid ka susednom štandu takođe mora biti obrađen u beloj boji. Nije dozvoljeno koristiti zid susednog štanda kao svoj, osim ako ne postoji pismena saglasnost suseda dostavljena prilikom overe projekta.

10. Natpisi firmi izlagača se postavljaju na lice štanda. Ako štand ima više lica natpis mora da se postavi na svakoj strani štanda. Natpis firme mora biti udaljen od susednog štanda najmanje 1 m.

11. Ukoliko štand ima plafonsku konstrukciju, ona mora biti ujednačeno obrađena i sa gornje strane, u svim slučajevima kada je vidljiva.

12. Dozvoljeno je podizanje poda štanda do visine od 20 cm. Podna konstrukcija mora da bude bezbedna za hodanje, montirana tako da ne ošteti pod hale i obrađena po ivicama.

13. Za vreme trajanja sajma, ambalaža se ne sme ostaviti izvan štanda, niti na bilo koje drugo vidljivo mesto, osim na način koji je predviđen za čišćenje hale i štandova u vreme održavanja priredbe.

14. Izlagači su obavezni da u okviru štanda poštuju pravila lojalne konkurencije, dobrog poslovnog ponašanja i utvrđenog kućnog reda. Zabranjene su:

– Glasne demonstracije i prezentacije firme, programa i proizvoda

– Najavljivanja, objavljivanja i oglašavanja koja ometaju ostale izlagače

– Sukobi sa konkurencijom, ostalim osobljem i posetiocima sajma

15. Na štandu se ne dozvoljava upotreba zvučnih elektronskih uređaja koji proizvode nivo buke veći od 50 decibela.

16. Električna mreža Beogradskog sajma raspolaže naponom od 220 V monofazne i 3×380 V trofazne naizmenične struje od 50 Hz. Sistem je nulovan. Priključak za električnu energiju na štandu daje Beogradski sajam po pregledu instalacije koju je izveo izlagač. Ukoliko izlagač ima potrebu za instalisanom snagom većom od 15 kW, dužan je da to najavi blagovremeno uz prijavu, kako bi elektroslužba sajma mogla da obezbedi odgovarajući priključak. Ukoliko instalacija ne odgovara tehničkim propisima, priključak neće biti dat dok se instalacija ne dovede u tehnički ispravno stanje. Posle davanja priključka sa naznačenim tehničkim kapacitetom potrošnje bilo da je u pitanju rasveta štanda ili demonstriranje eksponata izlagač ne sme da vrši izmene i dopune na instalaciji, niti da pređe dozvoljeni kapacitet potrošnje, bilo da je u pitanju rasveta štanda ili demonstriranje eksponata. Vodovodna instalacija Beogradskog sajma ima priključne dimenzije ¾ cola i maksimalni pritisak u mreži od 7 bara. Priključak na instalaciju izvodi isključivo Beogradski sajam.

17. Izlagač je dužan da sve instalacije, uređaje, eksponate i štand održava u ispravnom stanju. Ako se u okviru izložbenog prostora nalazi protivpožarni hidrant ili razvodni orman za struju, pristup do njih mora da bude slobodan. Isto tako mora da bude obezbeđen slobodan pristup pomoćnim izlazima iz hale. Izlagač je dužan da dopusti prolaz vodovodnih creva i ostalih instalacija kroz zakupljeni izložbeni prostor ukoliko na susednim štandovima nema priključaka istih.

18. Za dekoraciju štandova ne mogu se koristiti lako zapaljivi materijali. Udaljenost izvora osvetljenja od zapaljivih površina ne sme da bude manja od 40 cm. Grejna tela i kompresori u halama mogu da se koriste samo uz posebnu saglasnost Beogradskog sajma. Korišćenje i izlaganje boca punjenih gasovima pod visokim pritiskom nije dozvoljeno. Zavarivanje, lakiranje, letovanje i drugi radovi koji predstavljaju opasnost za izbijanje požara, mogu se obavljati samo uz pismenu saglasnost službe protivpožarne zaštite Beogradskog sajma, i uz obavezno poštovanje propisa o zaštiti od požara. Navedeni radovi mogu se obavljati samo u odsustvu posetilaca.

19. Za podizanje reklamnih stubova i objekata na poluotvorenom i otvorenom izložbenom prostoru, izlagač je obavezan da Beogradskom sajmu dostavi projekat sa statičkim proračunom. Ukoliko izlagač sam izrađuje i postavlja podloge, noseće stope ili ležišta za navedene reklamne objekte, obavezan je da ih po završetku priredbe demontira, odnese sa Beogradskog sajma i teren dovede u prvobitno stanje u predviđenom roku za demontažu štanda.

20. Za nepoštovanje bilo koje od navedenih tačaka tehničkih uslova izlagač će snositi sledeće posledice:

– Svi objekti i delovi štanda koji nisu u skladu sa tehničkim uslovima izgradnje će se odmah demontirati o njegovom trošku

– Za sva oštećenja se naplaćuje šteta utvrđena komisijski.

Član 11.

C. DEMONTAŽA ŠTANDA

1. Rok za demontažu štandova i odnošenje eksponata i materijala sa Beogradskog sajma utvrđuje se za svaku sajamsku priredbu posebno. Minimalni rok za demontažu je 3 dana, a maksimalni 5 dana.

2. Početak demontaže utvrđuje se za svaku priredbu posebno u radno vreme hale od 08-18 časova. Izuzetno Beogradski sajam može doneti odluku da se navedeno radno vreme produži ili skrati, o čemu je dužan da blagovremeno obavesti izlagače.

3. Beogradski sajam je ovlašćen da po isteku roka za demontažu, demontira štand ili da demontažu poveri drugom izvođaču, a eksponate i materijal uskladišti na teret i rizik izlagača.

4. Izložbeni prostor mora da bude vraćen Beogradskom sajmu u stanju u kome je predat izlagaču/izvođaču na korišćenje, što znači da je isti dužan da ukloni sav materijal, izložbene eksponate, opremu i sve predmete bez ostatka sa zakupljenog izložbenog prostora. Otklanjanje oštećenja pada na teret izlagača odnosno izvođača.

5. Oštećenja nastala u vremenu korišćenja izložbenog prostora od strane izlagača utvrđuje komisija koju odredi Beogradski sajam, uz obavezno prisustvo ovlašćenog predstavnika izlagača/izvođača. U slučaju neopravdanog odsustva predstavnika izlagača/izvođača, Beogradski sajam utvrđuje oštećenje samostalno, komisijskim zapisnikom.

6. Van radnog vremena sajamske priredbe koja je u toku, nadzor nad izložbenim prostorima i čuvanje izložbenih eksponata obezbeđuje Beogradski sajam i izlagači u dogovoru sa inspektorskom službom u hali, uz napomenu da se izlagači striktno moraju pridržavati propisanog radnog vremena i rokova za uklanjanje eksponata koji se utvrđuju za svaku priredbu posebno.